FAQ – Prospetto Informativo ex DM 02 novembre 2010

Con l’entrata in vigore della Legge 6 agosto 2008 n. 133, i soggetti obbligati all’invio telematico del prospetto informativo sono i datori di lavoro pubblici e privati che occupano a livello nazionale almeno 15 dipendenti costituenti base di computo, per i quali sono intervenuti cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva, entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello dell’invio del prospetto.

Resta confermato che l’obbligo di invio del prospetto telematico non si applica in caso di insorgenza di nuovi obblighi di assunzione, ai sensi dell’articolo 9, comma 1 della Legge 12 marzo 1999 n. 68. In questa ipotesi, infatti, scatta – entro sessanta giorni dal verificarsi della scopertura – solamente l’obbligo di invio della richiesta di assunzione, e non già quella di invio del prospetto.

I soggetti abilitati a trasmettere il prospetto informativo sono:

– i datori di lavoro privati, gli enti pubblici economici e le pubbliche amministrazioni, quando effettuano direttamente o a mezzo di propri dipendenti l’invio del prospetto;

– i consulenti del lavoro abilitati a compiere per conto di qualsiasi datore di lavoro tutti gli adempimenti, previsti da norme vigenti per l’amministrazione del personale dipendente;

– gli avvocati e procuratori legali, i dottori commercialisti, i ragionieri e periti commerciali;

– i servizi costituiti dalle associazioni di categoria delle imprese considerate artigiane, nonché delle piccole imprese, anche in forma cooperativa, che abbiano affidato l’esecuzione degli adempimenti previsti dalle norme. Tali servizi possono essere organizzati a mezzo dei consulenti del lavoro,anche se dipendenti delle predette associazioni;

– le associazioni di categoria delle imprese agricole;

– le altre associazioni di categoria dei datori di lavoro;

– le agenzie per il lavoro, per l’invio del prospetto riguardante i propri dipendenti;

– i consorzi e gruppi di imprese per l’invio dei prospetti riguardanti tutte le imprese del gruppo o consorziate, agendo come dei veri e propri intermediari.

I Datori di Lavoro pubblici e privati (o i Soggetti Abilitati che operano per loro conto), che hanno sede legale e unità produttive in una sola Regione, inviano il Prospetto Informativo presso il servizio informatico messo a disposizione dalla Regione, sia nel caso in cui la Regione stessa sia dotata di un sistema autonomo, sia nel caso in cui la Regione si avvalga del dominio “sussidiario” messo a disposizione dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali.

I Datori di Lavoro pubblici e privati, che hanno la sede legale e le unità produttive ubicate in due o più Regioni, devono inviare il Prospetto Informativo presso il servizio informatico dove è ubicata la sede legale dell’Impresa, se adempiono all’obbligo direttamente.

Se invece l’invio del Prospetto avviene per il tramite di un intermediario, il Soggetto Abilitato invia tutto il Prospetto Informativo presso il servizio informatico dove è ubicata la sede legale dell’intermediario.

I soggetti obbligati le cui sedi sono ubicate in una regione presso la quale i servizi informatici non sono attivi alla data di entrata in vigore del decreto interministeriale dovranno inviare il prospetto informativo utilizzando il dominio sussidiario messo a disposizione dal Ministero del Lavoro.

L’invio del Prospetto Informativo da parte di un’Impresa Capogruppo deve essere effettuato presso il servizio informatico della Regione in cui è ubicata la sede legale dell’Impresa Capogruppo stessa.

Il DM 2 Novembre 2010 , all’art 5 c.2 cita “I Datori di Lavoro che, rispetto all’ultimo Prospetto telematico inviato, non hanno subito cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva, non sono tenuti ad inviare il prospetto informativo”.

Si precisa tuttavia che, come indicato nella Nota operativa del 14 dicembre 2011, “la presentazione del Prospetto Informativo con compensazioni intergruppo determina una situazione occupazionale che si sostanzia solo a seguito della valutazione dell’insieme dei Prospetti Informativi presentati a livello di gruppo. Ne consegue che le Imprese interessate a tale tipologia di compensazione devono presentare il Prospetto Informativo anche nel caso in cui non sono intervenuti entro il 31 dicembre dell’anno precedente a quello dell’invio del prospetto, cambiamenti nella situazione occupazionale tali da modificare l’obbligo o da incidere sul computo della quota di riserva”.

Il Prospetto Informativo Legge 68/1999 va inviato con la situazione dell’Impresa al 31 dicembre dell’anno precedente alla presentazione del Prospetto. Per quanto riguarda l’Impresa incorporata, dato che dal 1 gennaio dell’anno di presentazione ha cessato le attività, non vi è l’obbligo di inviare il Prospetto Informativo. L’Impresa incorporante invierà, se in obbligo, il Prospetto Informativo con la situazione al 31/12, e pertanto con la situazione antecedente all’incorporazione.

Il Prospetto Informativo può essere presentato dalle singole Imprese appartenenti al gruppo o dall’Impresa Capogruppo che può presentarlo sia in qualità di Soggetto Abilitato (agendo in nome e per conto delle Imprese facenti parte del gruppo secondo quanto già indicato nella nota n. 7966 del 14 dicembre 2010) sia per comunicare le compensazioni tra Imprese del gruppo secondo le disposizioni introdotte dalla Legge n. 148/2011.

La categoria d’appartenenza rappresenta l’indicatore fondamentale per stabilire come deve essere calcolata la quota di riserva, ossia il numero di persone disabili da assumere ai sensi dell’art. 3 comma 1 della L 68/99.

La categoria di ampiezza dell’azienda viene determinata dal sistema rispetto alla base computo nazionale.

Di seguito la definizione della quota di riserva in base alla categoria di appartenenza:

– Categoria A, più di 50 dipendenti su tutto il territorio nazionale: 7% della base computo provinciale.

Per quanto riguarda le categorie protette di cui all’art. 18 della legge 68/99 la quota di riserva è pari ad un punto percentuale della base di computo, (per le imprese con una base computo tra le 51 e le 150 unità) tale percentuale corrisponde ad una unità da assumere con procedura nominativa.

– Categoria B, tra 36 e 50 dipendenti su tutto il territorio nazionale: 2 lavoratori;

– Categoria C, tra i 15 e i 35 dipendenti su tutto il territorio nazionale: 1 lavoratore.

Tale campo non deve essere compilato nel caso in cui il Datore di Lavoro, per effetto delle esclusioni dalla base di computo, abbia un’ampiezza al di sotto dei 15 dipendenti per gli obblighi di cui all’art. 3, ma superiore ai 50 per quel che riguarda l’art. 18.

Il campo “Nessuna assunzione aggiuntiva” deve essere obbligatoriamente compilato solo da parte delle Imprese tra i 15 e 35 dipendenti rientranti nel DPR 333/08 articolo 2 comma 2 e 3.

Se si seleziona la voce “SI”, si intende che non sono state effettuate assunzioni successive all’entrata in vigore della L.68/99 come da DPR 333/08.

Viceversa, se si seleziona la voce “NO”, si intende che sono state effettuate assunzioni successive all’entrata in vigore della L.68/99; in questo caso è necessario compilare il/i campo/i successivi: “data prima assunzione” e “data seconda assunzione”.

Attenzione! in base alla nuova disciplina (art. 3, Dlgs. n. 151/2015), a partire dal 1 gennaio 2018, i datori di lavoro privati che occupano da 15 a 35 dipendenti (nonché le organizzazioni sindacali) sono tenuti ad assumere un lavoratore con disabilità, indipendentemente dal verificarsi di nuove assunzioni (vedi nota direttoriale del 23 gennaio 2017)

No, si riferiscono all’assunzione di quel lavoratore che comporta la variazione di organico tale da far scattare l’obbligo di assunzione di un Lavoratore disabile. Questo comporta che:

– Le Imprese che occupano da 15 a 35 dipendenti devono indicare la data dell’eventuale prima assunzione ad incremento dell’organico, effettuata dopo l’entrata in vigore della Legge n. 68/99 (18/1/2000). Entro 12 mesi da questa data l’Impresa deve assumere un Lavoratore disabile.

– Le aziende che occupano da 15 a 35 dipendenti possono indicare la data dell’eventuale seconda assunzione ad incremento dell’organico effettuata dopo l’entrata in vigore della Legge n. 68/99 (18/1/2000). Entro 60 giorni dalla data di prima assunzione, l’Impresa deve assumere un Lavoratore disabile.

Attenzione! in base alla nuova disciplina (art. 3, Dlgs. n. 151/2015), a partire dal 1 gennaio 2018, i datori di lavoro privati che occupano da 15 a 35 dipendenti (nonché le organizzazioni sindacali) sono tenuti ad assumere un lavoratore con disabilità, indipendentemente dal verificarsi di nuove assunzioni (vedi nota direttoriale del 23 gennaio 2017)

Affinché il sistema permetta l’invio del Prospetto è indispensabile che il numero dei lavoratori indicati nella sezione “Elenco lavoratori computabili” corrisponda alla somma dei dati indicati nei campi “N° disabili in forza L.68/99 tempo pieno e parziale”, “N° centralinisti telefonici non vedenti tempo pieno e parziale”, “N° terapisti della riabilitazione e massofisioterapisti non vedenti (l. 29/94) tempo pieno e parziale” e “N° categorie protette in forza (L. 68/99 art. 18)” presenti nella sezione “Dati relativi al personale dipendente” del Quadro 2.

Inoltre, con riferimento al “personale non dipendente computabile nella quota di riserva” il numero del lavoratori disabili  somministrati deve corrispondere alla somma dei dati indicati nei campi “N° lavoratori somministrati disabili tempo pieno e parziale” mentre il numero dei lavoratori disabili in convenzione artt.12-bis e 14 deve corrispondere alla somma dei dati indicati nei campi “N° lavoratori disabili in convenzione artt.12-bis e 14 tempo pieno e parziale”.

Nella sezione “Elenco lavoratori computabili” del Quadro 2 è necessario specificare i nominativi dei disabili in forza e delle categorie protette in forza eventualmente anche eccedenti l’1%.

L’innovazione della gestione delle compensazioni prevede che, per i datori di lavoro privati o pubblici, non vi sia più l’obbligo di richiedere la specifica autorizzazione per le compensazioni e quindi i Datori di Lavoro privati possono operare le stesse compensazioni in via automatica.

E’ poi estesa la possibilità di effettuare le compensazioni anche all’interno del gruppo d’Impresa così come definito dall’art. 31 della L. 276/03.

Nell’art. 9 del decreto legge 13 agosto 2011, n.138, convertito, con modificazioni, dalla legge 14 settembre 2011, n.148 viene altresì ribadito che l’obbligo dei datori di lavoro deve essere espresso a livello nazionale.

Rispetto alla gestione precedente, nell’attuale prospetto informativo si ha la possibilità di dichiarare le compensazioni territoriali anche con riferimento ad altre Imprese facenti parte del gruppo. Infatti, i Datori di Lavoro possono assumere presso un’unità produttiva o, ferme restando le aliquote d’obbligo di ciascuna Impresa, in una Impresa del gruppo avente sede in Italia, un numero di Lavoratori aventi diritto al collocamento mirato superiore a quello previsto, portando in automatico le eccedenze a compenso del minor numero dei lavoratori assenti nelle altre unità produttive o nelle altre Imprese del gruppo aventi sede in Italia.

Nel Prospetto Informativo è possibile indicare presso quale Impresa verranno portate in eccedenza o in riduzione le unità da assumere, indicando nel caso di compensazioni intergruppo, il Codice fiscale del datore di lavoro interessato alla compensazione.

L’unica differenza di calcolo per le due basi computo è data dal fatto che le categorie “Edilizia: lavoratori occupati in cantiere (L.247/2007 art.1 c.53)”, “Personale viaggiante/navigante (L.68/99 art.5c.2)” e “Lavoratori del sottosuolo e adibiti a trasporto del minerale (L.10/11)” (categoria introdotta con il DD 195 del 02 agosto 2012) non devono essere escluse dal N° totale lavoratori dipendenti per la base di computo art.18, ma solo da quelli della base computo art. 3.

Le eventuali discordanze tra i calcoli risultanti a livello nazionale e i calcoli risultanti a livello provinciale vengono gestite dal sistema con le seguenti modalità:

– “Disabili in forza (L.69/99 art.1)”: considerato che la riproporzione viene effettuata a livello nazionale, nel caso in cui la somma nazionale riproporzionata determini unità in più o in meno rispetto alla distribuzione provinciale, tali unità verranno sommate ai lavoratori della sede provinciale che presenta il minor numero di unità part time di questa categoria o sottratte alla stessa quantità della sede provinciale che presenta il maggior numero di unità part-time di questa categoria . Tale modalità prevede che in caso di esaurimento delle unità presenti presso una sede provinciale per la sottrazione si procederà con le ulteriori sedi che presentano un maggior numero di unità di questa categoria. Qualora, a  seguito  dei  precedenti  calcoli,  si presentino  casi  di  ulteriore  parità  di  unità, verranno  prese  in  considerazione  prima  le province che presentano il maggior numero nel campo totale lavoratori dipendenti e, in caso di ulteriore parità, si procederà secondo l’ordine di inserimento  del  Quadro  2  all’interno  del prospetto;

– “Lavoratori in telelavoro per quota parte dell’orario”: considerato che la riproporzione viene effettuata a livello nazionale, nel caso in cui la somma nazionale riproporzionata determini unità in più o in meno rispetto alla distribuzione provinciale, tali unità verranno sommate ai lavoratori della sede provinciale che presenta il minor numero di lavoratori in telelavoro per intero orario settimanale contrattuale o sottratte ai lavoratori in telelavoro della sede provinciale che presenta il maggior numero di lavoratori in telelavoro non occupati in telelavoro per l’intero orario contrattuale . Tale modalità prevede che in caso di esaurimento delle unità presenti presso una sede provinciale per la sottrazione si procederà con le ulteriori sedi che presentano un maggior numero di unità. Qualora,  a  seguito  dei  precedenti  calcoli,  si presentino  casi  di  ulteriore  parità  di  unità, verranno  prese  in  considerazione  prima  le province che presentano il maggior numero nel campo totale lavoratori dipendenti e, in caso di ulteriore parità, si procederà secondo l’ordine di inserimento  del  Quadro  2  all’interno  del prospetto;

– “Lavoratori part time e intermittenti”: considerato che la riproporzione viene effettuata a livello nazionale, nel caso in cui la somma nazionale riproporzionata determini unità di lavoratori part time o intermittenti in più o in meno rispetto alla distribuzione provinciale, tali unità verranno sommate ai lavoratori della sede provinciale che presenta il minor numero di unità part time/intermittenti o sottratte ai lavoratori della sede provinciale che presenta il maggior numero di unità part time/intermittenti. Tale modalità prevede che in caso di esaurimento delle unità presenti presso una sede provinciale per la sottrazione si procederà con le ulteriori sedi che presentano un maggior numero di unità. Qualora,  a  seguito  dei  precedenti  calcoli,  si presentino  casi  di  ulteriore  parità  di  unità, verranno  prese  in  considerazione  prima  le province che presentano il maggior numero nel campo totale lavoratori dipendenti e, in caso di ulteriore parità, si procederà secondo l’ordine di inserimento  del  Quadro  2  all’interno  del prospetto;

– “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18) limitatamente all’1% calcolato sul Totale lavoratori dipendenti a livello provinciale”: nel caso in cui la somma del “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18) limitatamente all’1% calcolato sul Totale lavoratori dipendenti a livello provinciale” sia maggiore o minore al “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18) limitatamente all’1% calcolato sul Totale lavoratori in forza a livello nazionale”, le unità in più verranno sottratte al “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18) limitatamente all’1%” della sede che ha il maggior “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18)” e le unità in meno verranno sommate al “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18) limitatamente all’1%” della sede che ha il minor “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18)” a condizione che ciò non determini un valore negativo nella base di computo provinciale. In tal caso deve essere presa in considerazione la provincia successiva che presenta il maggior valore nel campo “N° Categorie protette in forza (L.68/99 art.18)”.

– “Lavoratori disabili e categorie protette”: nel caso in cui la sommatoria delle Quote di riserva calcolata per le varie province fosse maggiore rispetto alla quota di riserva nazionale, le unità in eccedenza andranno detratte dalla Quota di riserva della provincia per cui il resto frazionario è maggiore fino all’esaurimento delle unità, ed a seguire ad altre province, sempre considerando il maggior resto frazionario. Nel caso in cui la sommatoria delle Quote di riserva calcolata per le varie province fosse minore rispetto alla quota di riserva nazionale, le unità mancanti andranno assegnate alla Quota di riserva della provincia nella quale è ubicata la sede legale.

– “Gestione eventuali esuberi art.18″: il sistema calcola l’abbattimento delle unità di scopertura art.3 provinciali con le seguenti modalità:

– preventivamente viene determinata la percentuale data dal rapporto tra numero lavoratori art.18 in esubero che abbattono la scopertura a livello nazionale e la scopertura art.3 nazionale; la suddetta percentuale abbatte le unità di scopertura provinciali art.3;

– eventuali arrotondamenti all’unità inferiore o superiore (nelle modalità descritte nel calcolo della quota di riserva nazionale) verranno effettuate sulla quota che decurta la scopertura provinciale art.3;

– in caso di più quadri provinciali la redistribuzione verrà effettuata partendo dalle province che hanno le maggiori scoperture, fino al raggiungimento delle unità da abbattere.

Nel campo “N° Lavoratori in forza Nazionale” (presente nella sezione “Dati Prospetto” del “Quadro 1 -Dati Aziendali”) si deve indicare il totale dei Lavoratori in forza (compresi i disabili e le categorie protette) presenti nell’organico dell’Impresa al 31/12 dell’anno di riferimento del Prospetto che si sta inviando.

Per ottenere il “N° di lavoratori Part time/Intermittenti riproporzionati” vengono sommate tutte le occorrenze dei lavoratori part-time/intermittenti riproporzionando il numero dei lavoratori rispetto all’orario ordinario, e viene applicato alla sommatoria l’arrotondamento considerando i decimali superiori a 5 come unità.

esempio:

Dettaglio lavoratori Part time:

4 lavoratori a 35:00 ore su 40:00 ore contrattuali

2 lavoratori a 25:00 ore su 38:00 ore contrattuali

Riproporzione:

4 x 35/40 = 3,5

2 x 25/38 = 1,32

Sommatoria occorrenze lavoratori part-time riproporzionati: 3,5 + 1,32 = 4,82

Arrotondamento sommatoria: 5

Numero lavoratori part-time riproporzionati: 5

Analogamente si procede per il calcolo del “N° Intermittenti riproporzionati”.

Per tali lavoratori le ore di lavoro medie settimanali sono calcolate utilizzando come base di calcolo le attività svolte nell’ultimo semestre rispetto al periodo di riferimento.

In tale situazione l’Impresa interessata deve presentare il prospetto informativo. Il calcolo della base computo per l’art.18 è determinata dal comma 2 dello stesso art.18. Per questo motivo è possibile che si verifichi il caso citato, ma ovviamente la presentazione del prospetto sarà obbligatoria nel caso in cui la base di computo art.18 superi le 50 unità, in quanto sotto tale limite non vi sono obblighi di assunzione. In questo caso, in attuazione del Decreto Direttoriale n. 195 del 02 agosto 2012, non deve essere compilato il campo “Categoria azienda L.68/99 art. 3 c.1″.

Sì, a seguito dell’entrata in vigore del Decreto Legislativo n.151/2015 il quale ha specificato che tali lavoratori devono avere una riduzione della capacità lavorativa superiore al 60 per cento oppure superiore al 45 per cento nel caso di disabilità intellettiva e psichica.

L’innovazione del calcolo del N° Disabili in forza prevede che tale valore sia dato dalla somma dei valori dichiarati nel quadro 2:

–       N° lavoratori disabili tempo pieno come somma dei seguenti campi: N° lavoratori disabili in forza a tempo pieno, n° centralinisti telefonici non vedenti a tempo pieno, N° terapisti della riabilitazione e massofisioterapisti non vedenti a tempo pieno, N° disabili somministratati a tempo pieno, N° lavoratori disabili in convenzione artt.12-bis e 14 a tempo pieno.

–       N° lavoratori disabili part time come somma dei seguenti valori: N° lavoratori disabili con orario di lavoro superiore al 50% dell’orario settimanale contrattuale e il N° riproporzionato dei lavoratori disabili part-timer con orario non superiore al 50% dell’orario settimanale contrattuale (con lavoratori disabili si intende l’insieme di Disabili in forza, centralinisti telefonici non vedenti, terapisti della riabilitazione e massofisioterapisti, lavoratori somministrati, lavoratori disabili in convenzione art.12-bis e 14

È possibile inviare il Prospetto Informativo on line entro il 31 gennaio di ogni anno, riportando la situazione occupazionale del 31 dicembre dell’anno precedente.

Per l’anno 2016 il termine ultimo è stato prorogato al 16 maggio 2016.

L’invio del Prospetto Informativo dovrà avvenire esclusivamente mediante la compilazione del form on line predisposto nel portale del SIL Sardegna. Eventuali ulteriori modalità non sono attualmente previste.

La rettifica del Prospetto è possibile (limitatamente ai dati che non influenzano il riconoscimento del dichiarante, dei lavoratori in forza ai sensi della L. 68/99 ed i dati che non influenzano il calcolo delle scoperture) entro 5 giorni dall’ultimo invio. E’ possibile rettificare solo i seguenti dati:

– Dati aziendali: tipologia del dichiarante, settore, CCNL;

– Dati della sede legale: comune, CAP, indirizzo, telefono, fax, PEC;

– Dati del referente: codice fiscale, cognome, nome, indirizzo, comune, CAP, telefono, fax, e-mail;

– Sezioni gradualità, compensazioni territoriali, esonero parziale autorizzato, convenzione: Data atto ed estremi atto;

– Sezione esonero autocertificato: Data autocertificazione;

– Dati provinciali: provincia, comune, CAP, indirizzo, telefono, fax, e-mail della sede di riferimento, cognome e nome referente, n° posti previsti per centralinisti non vedenti (113/85), n° posti previsti per massofisioterapisti non vedenti (403/71) Note (sia nel quadro 2, sia nel quadro 3);

– Elenco dei lavoratori in forza ai sensi della L.68/99: data inizio rapporto, qualifica professionale (ISTAT);

– Posti di lavoro disponibili: Qualifica professionale (ISTAT), Mansione/descrizione compiti, N° posti, Categoria soggetto, Comune di assunzione, Capacità richieste/controindicazioni, Presenza di barriere architettoniche, Turni notturni, Raggiungibilità mezzi pubblici, Categoria assunzione;

– Convenzione: Stato, data atto, estremi atto, tipologia di convenzione, numero lavoratori previsti, data stipula, data scadenza.

La comunicazione di annullamento di un Prospetto (è possibile solo in caso di errore e/o se l’adempimento non era dovuto) deve essere inviata entro il 31 gennaio di ogni anno.
Solo per il 2016 l’invio è stato prorogato al 16 maggio.